Berichtsheft: Diese Tipps helfen dir beim Schreiben

Wenn du deine Ausbildung erfolgreich abschließen möchtest, kommst du um eine Sache nicht herum: das Berichtsheft. Hier dokumentierst du als Azubi, was du in deiner Ausbildung so machst und was du so lernst.

Wie genau du es führst, wer es kontrollierst und warum das so wichtig ist, das erfährst du alles hier. Du bekommst wertvolle Tipps und praktische Beispiele, die dir das Schreiben deines Berichtshefts enorm erleichtern.

Das Befüllen des Heftes können wir dir leider nicht abnehmen ‒ aber wir leiten dich Schritt für Schritt an.

Das Berichtsheft ist eine Art Tagebuch für Azubis. Alles, was du während der Ausbildung so lernst und was du machst, schreibst du hier auf. Du führst quasi Protokoll über deine Ausbildungszeit. Vielleicht ist dir auch eher der Begriff Ausbildungsnachweis bekannt. So wird das Berichtsheft auch genannt.

Jeder Auszubildende ist dazu verpflichtet, so einen Nachweis zu führen ‒ das ist sogar gesetzlich im Berufsbildungsgesetz vorgeschrieben (BBiG, §13, Nr. 7). Auch in der Ausbildungsordnung deines Ausbildungsberufs sollte es stehen. Du brauchst es auch, um am Ende an der Abschlussprüfung teilzunehmen – ohne geht’s nicht.

Es gibt mehrere Varianten des Berichtshefts. Frag zu Beginn deiner Ausbildung am besten deinen Ausbilder oder deine Ausbilderin, welche Form gewünscht wird. Vielleicht wird dir auch die Wahl überlassen. Dann überleg einfach, was für dich am besten ist.

Worauf muss ich bei den verschiedenen Berichtsheft-Varianten achten?

• Handschriftlich: Eigentlich ist dein Arbeitgeber dazu verpflichtet, dir Dokumente zum Führen des Nachweisheftes bereitzustellen. Du kannst dir aber auch vorbereitete Hefte kaufen, in denen Tabellen, Felder für Unterschriften und so was schon vorgedruckt sind.
• Digital: Es ist natürlich auch möglich, sein Berichtsheft digital am Computer mithilfe von Word, Excel oder einem anderen Programm zu verfassen. Ist das mit deinem Chef abgestimmt, musst du es auch offiziell nicht einmal mehr ausdrucken. Digitale Signaturen sind nämlich auch okay – der Ausbilder muss also nicht zwingend händisch unterschreiben. Fordert am Ende der Prüfungsausschuss ein gedrucktes Exemplar, kommst du da aber nicht drum herum.
• Online-Berichtsheft: Mittlerweile gibt es auch spezielle Online-Berichtshefte. Der Vorteil hierbei: Da deine Daten online gespeichert werden, können sie nicht verloren gehen. Es ist auch möglich, sich Erinnerungen fürs regelmäßige Schreiben einzustellen. Aber auch hier kommt es natürlich darauf an, dass dein Arbeitgeber mitspielt und das Online-Berichtsheft ebenfalls nutzt.

Was sind Fachberichte?

Manche Betriebe verlangen von ihren Auszubildenden zusätzlich zu den Berichtsheften noch Fachberichte, zum Beispiel zur Zwischenprüfung. Die sind meist ein bis zwei Seiten lang.

In so einem Fachbericht geht es dann nur um eine bestimmte Wissenseinheit – und zwar viel detaillierter als im Berichtsheft. Das Thema kann sich der Auszubildende entweder selbst aussuchen oder es ist vorgegeben.

Beispiel: Ein SHK-Azubi beschreibt beispielsweise, wie man einen Spülkasten installiert, eine angehende Medizinische Fachangestellte erläutert, welche Hygiene-Bestimmungen in der Praxis gelten und wie man diese einhält.

Du darfst dir aussuchen, ob du deinen Bericht lieber als richtigen Fließtext oder in Stichpunkten verfasst. Schreib am besten in der Vergangenheitsform. Schließlich beschreibst du ja Dinge, die bereits stattgefunden haben.

Auf jeder Seite sollte dein Name, das Ausbildungsjahr und der Berichtszeitraum stehen. Wenn du täglich Berichte schreibst, kommt da also der Tag hin, den du beschreibst. Entscheidest du dich für die Wochen-Variante, gib an, um welche Woche es sich handelt.

Was kommt alles ins Berichtsheft?

Beschreib kurz und knapp, was du so im Betrieb gemacht hast. Du hast gelernt, ein neues Computerprogramm zu bedienen? Dabei geholfen, eine Heizung zu montieren oder einen Kunden am Telefon beraten? So was kommt alles ins Berichtheft! Vermerk auch immer, wie viele Stunden die einzelnen Tätigkeiten so in Anspruch genommen haben.

Schulungen im Betrieb, Unterweisungen durch deinen Ausbilder, betrieblichen Unterricht und all sowas solltest du auf jeden Fall kurz im Berichtsheft unterbringen. Keine Sorge, so sehr ins Detail gehen musst du dabei nicht.

Außerdem gehören auch die Inhalte des Berufsschul-Unterrichts mit rein. Es reicht, aufzuzählen, welche Themen ihr behandelt habt. Detailliert beschreiben, was du gelernt hast und Sachverhalte erklären, musst du nicht. Wichtig ist außerdem, dass du immer auch angibst, wie lange die einzelnen Einheiten gedauert haben.

Neben deinen Berichten kommen in den Ausbildungsnachweis übrigens noch ein Deckblatt und eine Kopie deiner Ausbildungsordnung. Übrigens: Wenn du mal krank warst und deshalb nicht zur Arbeit oder zur Berufsschule gehen konntest, notier das auch so im Berichtsheft.

Und denk dran, die Ausbildungsweise zu unterschreiben. Bist du noch keine 18, machen das deine Eltern. Vorlagen fürs Berichtsheft findest du im Internet – wir empfehlen auf jeden Fall zuverlässige Quellen wie die Internetseiten der IHK.

Wie oft sollte ich am Berichtsheft schreiben?

Grundsätzlich gilt: Schreib regelmäßig am Berichtsheft und nicht erst am Ende der Ausbildung. Du kennst das vielleicht noch vom Praktikumsbericht aus der Schule ‒ schon nach ein paar Wochen verblassen die Erinnerungen und es fällt einem schwer, sich den genauen Tagesablauf wieder ins Gedächtnis zu rufen.

• Tagesbericht
• Wochenbericht
• Monatsbericht (selten)

Entscheidest du dich für die Tagesvariante, wirst du mit der Zeit nicht länger als fünf bis zehn Minuten pro Eintrag brauchen. Dabei beschreibst du pro Texteinheit, was du an einem Tag so gemacht und gelernt hast. Plan für einen Wochenbericht 20 bis 30 Minuten ein. Unser Tipp: Setz dich einmal in der Woche an deine Berichte und mach dir am besten täglich Notizen. Das geht auch am Handy. So sparst du dir lange Grübeleien!

Übrigens: Auch wenn du während deiner Ausbildung im Ausland bist, beispielsweise im Zuge eines Auslandspraktikums, musst du dein Berichtsheft trotzdem weiter führen.

Ist Ausbildungsnachweis schreiben Arbeitszeit?

Ja, das Schreiben des Berichtshefts fällt unter Arbeitszeit! Du darfst es also während der Arbeitszeit im Betrieb schreiben und musst du nicht zu Hause noch dransetzen.

Das Berichtsheft dient offiziell als Nachweis darüber, welche Inhalte während der Ausbildung vermittelt wurden. Was du gelernt hast – und auch, was dir im Betrieb vielleicht nicht beigebracht wurde – bleibt so nachvollziehbar und überprüfbar. Bei Streitigkeiten zwischen Ausbildungsbetrieb und Azubi kann das Berichtsheft dann zum Beispiel als Protokoll dienen.

Übrigens: Was du machen kannst, wenn du mit deinem Ausbildungsbetrieb unzufrieden bist, haben wir dir in unserem Ratgeber zum Thema Kündigung in der Ausbildung zusammengefasst.

Der Ausbildungsnachweis hat auch ganz konkrete Vorteile für dich als Auszubildende: Wenn du es gewissenhaft führst, kann dir das Berichtsheft bei der Vorbereitung auf deine Prüfungen richtig helfen. Du prägst dir den Lernstoff schon während der Ausbildung ein, indem du deinen Alltag im Betrieb oder in der Berufsschule reflektierst, ordnest und zusammenfasst. Du wirst fit darin, Arbeitsprozesse zu dokumentieren – was jeder Azubi lernen sollte.

Genau wie du dazu verpflichtet bist, das Berichtheft zu führen, ist es Aufgabe deines Ausbilders, das Heft regelmäßig zu kontrollieren. Im Klartext heißt das: Einmal in der Woche, mindestens aber einmal im Monat, prüft der Ausbilder deine Angaben und bestätigt die Richtigkeit durch seine Unterschrift. Dieser Rhythmus wird zumindest empfohlen.

Natürlich kann es sein, dass dein Chef das nicht so genau nimmt und das Heft seltener kontrolliert. Sprecht am besten zu Beginn der Ausbildung ab, wie ihr das am besten handhabt.

Frag ruhig mal nach, wenn du das Gefühl hast, dass dein Ausbilder das Berichtsheft nicht so richtig auf dem Schirm hat. Es ist nämlich auch seine Aufgabe, Tipps und Verbesserungsvorschläge zu geben.

Übrigens: Bist du noch keine 18 Jahre alt, solltest du das Berichtsheft auch regelmäßig deinen Erziehungsberechtigten zeigen.