Kauffrau/-mann für Büromanagement Ausbildung: Plätze & Gehalt

Empf. Schulabschluss:
Mittlere Reife
Ausbildungsdauer:
3 Jahre
Arbeitszeit:
werktags
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Kauffrau/-mann für Büromanagement

Ob großer Chemiekonzern, internationale Modekette oder lokaler Radiosender: Als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement findest du in jeder Branche einen Job. Der Grund: Bürokaufleute sind echte Allrounder und werden überall gebraucht. Kein Wunder also, dass der Beruf jedes Jahr zu den beliebtesten Ausbildungsberufen zählt.

Kaufmann für Büromanagement am Schreibtisch mit Kollegin.

Ausbildung für Büromanagement meets Umweltschutz

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Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?

Kaufleute für Büromanagement sind echte Allrounder. Sie kümmern sich zum Beispiel um Termine, organisieren Büromaterial, gestalten Präsentationen und unterstützen bei der Kundenbetreuung. Außerdem schreiben sie Rechnungen, sind an der Personalplanung beteiligt und kümmern sich um die Abwicklung von Aufträgen. Kurz gesagt: Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.

5 Typische Aufgaben von Kaufleuten für Büromanagement

  1. Organisation: Bürokaufleute planen Meetings, koordinieren Kalender und kümmern sich um organisatorische Aufgaben, die im Büro anfallen.  
  2. Kommunikation: Sie pflegen den Schriftverkehr, beantworten Anfragen und kommunizieren intern sowie extern mit Kunden und Kollegen.  
  3. Dokumentation: Bürokaufleute erstellen Berichte, Protokolle und dokumentieren Arbeitsabläufe.  
  4. Beschaffung: Sie bestellen Büromaterial, vergleichen Angebote und sorgen dafür, dass alles da ist – zu einem guten Preis.  
  5. Kundenbetreuung: Bürokaufleute nehmen Anrufe entgegen, beantworten Kundenanfragen und kümmern sich um die Kundenbetreuung.

Hinweis: Das ist nur ein kleiner Auszug aus dem vielfältigen Aufgabengebiet von Bürokaufleuten. Je nachdem, wo du arbeitest, hast du auch andere Aufgaben. In manchen Betrieben spielt die Kundengewinnung eine große Rolle, in anderen liegt der Fokus deiner Arbeit eher im Projektmanagement oder im Bereich Finanzierung. 

Eins ist auf jeden Fall klar: Der Beruf bringt jede Menge Abwechslung mit sich.

Gibt es einen Unterschied zwischen Bürokaufmann und Kaufmann für Büromanagement?

Den Ausbildungsberuf Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement gibt es erst seit 2014. Er ersetzte die bisherigen Ausbildungen Bürokaufmann, Kaufmann für Bürokommunikation und Fachangestellter für Bürokommunikation.

Dementsprechend ist Bürokaufmann eine veraltete Bezeichnung, die aber auch heute noch in Gebrauch ist. Die Begriffe Bürokaufmann und Kaufmann für Büromanagement werden oft synonym verwendet.

Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement?

Kurz und knapp: überall! Fast jedes Unternehmen hat ein Büro, über das die organisatorischen Aufgaben ablaufen. Deswegen findest du auch in jeder Branche einen Job. Ob in einem Finanzunternehmen, bei Energiekonzernen oder im öffentlichen Dienst – die Auswahl ist riesig! Das zeigt sich auch an der großen Anzahl an freien Ausbildungsplätzen.

Freie Ausbildungsplätze Kaufmann/-frau für Büromanagement

3 Gründe für die Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau

  1. Geregelte Arbeitszeiten: Wenn man einen Beruf mit geregelten Arbeitszeiten sucht, ist man hier genau richtig.
  2. Abwechslung: Du übernimmst verschiedene Aufgaben und bist mit vielen Menschen in Kontakt.  
  3. Flexibilität: Du kannst jederzeit die Branche wechseln, schließlich gibt es diese Position nahezu in jeder Firma und in jedem Geschäftsbereich.
Kaufmann für Büromanagement am Schreibtisch.

Wie läuft die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement ab?

Die Ausbildung dauert drei Jahre und ist dual aufgebaut. Das heißt, du wechselst regelmäßig zwischen Berufsschule und Ausbildungsbetrieb hin und her. 

Bei der Ausbildung im Betrieb werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse.

  • Büroprozesse: Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, bei denen Daten gesichert und gepflegt werden.
     
  • Geschäftsprozesse: Im Bereich Geschäftsprozesse lernst du, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Die Praxis steht im Ausbildungsbetrieb an erster Stelle. Im ersten Ausbildungsjahr lernst du den Betrieb kennen und machst dich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Außerdem beschäftigst du dich mit der Auftragsabwicklung und der Koordination von Terminen.

In der zweiten Hälfte der Ausbildung kommen noch zwei Wahlqualifikationen hinzu, für die du dich entscheiden musst. Hier hast du die Wahl aus verschiedenen Themenbereichen, wie zum Beispiel:

  • Auftragssteuerung und -koordination: u. a. Erstellung und Abwicklung von Angeboten und Verträgen
  • Kaufmännische Abläufe: u. a. Unternehmensführung und Lohnabrechnung
  • Marketing und Vertrieb: u. a. Kundenakquise
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: u. a. Finanzbuchhaltung, Kostenkalkulation
  • Personalwesen: u. a. Gehaltsabrechnung, Reisekosten, Urlaubstage, Stellenausschreibung
  • Öffentlichkeitsarbeit: u. a. Imagepflege, Social Media

In der Berufsschule geht es deutlich theoretischer, aber nicht weniger spannend zu. Du simulierst beispielsweise Gesprächssituationen und lernst, wie man mit Kunden umgeht. Außerdem befasst du dich mit Themen wie Vertragsabschluss, Vorbereitung von Finanzierungen oder der Steuerung von Wertschöpfungsprozessen.

Abschlussprüfung

Die Abschlussprüfung ist in zwei Teile aufgeteilt. Der erste Teil findet zur Mitte des zweiten Ausbildungsjahres statt, der zweite Teil am Ende des dritten Ausbildungsjahres. Das nennt man übrigens gestreckte Abschlussprüfung (GAP).

Schulische Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau

Manche Bildungsinstitute bieten die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement auch als rein schulische Ausbildung an. Dabei gibt es keinen festen Praxisbetrieb und in der Regel auch keine Ausbildungsvergütung. 

Praxiserfahrung sammelt man im letzten Ausbildungsjahr während eines ausbildungsintegrierten Praktikums. Die schulische Büromanagement-Ausbildung ist sehr selten – du liest in der Stellenausschreibung, welche Variante angeboten wird.

Kauffrau für Büromanagement steht im Büro.

Nach der Ausbildung kannst du…

  • Termine und Abläufe im Büro organisieren, koordinieren und durchführen
  • verschiedene Arten von Schreiben aufsetzen und ausformulieren
  • für deine Vorgesetzten Geschäftsreisen mit organisieren
  • Belege erfassen und Kontokorrent-, Bestands- und Erfolgskonten führen, kurz gesagt, du bist fit in Buchführung
  • Bewerbungen und Personaldaten bearbeiten

Voraussetzungen: Was muss ich für die Ausbildung zur Bürokauffrau mitbringen?

Rein rechtlich gibt es keine Voraussetzungen für die Ausbildung. Die Unternehmen setzen aber bestimmte Dinge voraus.

  • Organisationstalent: Du musst immer den Überblick behalten – zum Beispiel wann Rechnungen rausgehen müssen, welche Termine anstehen oder wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.
     
  • Kommunikationsvermögen: Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.
     
  • Zuverlässigkeit: Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Summe führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Bürokaufmann-Ausbildung?

Welchen Schulabschluss du brauchst, hängt vom Ausbildungsbetrieb ab. Bei handwerklichen Betrieben oder Unternehmen aus Industrie und Handel reicht in der Regel die mittlere Reife. Möchtest du die Ausbildung im öffentlichen Dienst machen, hast du mit der Hochschulreife bessere Chancen.

Interessant: Rund die Hälfte aller Büromanagement-Azubis haben einen mittleren Bildungsabschluss, dicht gefolgt von der Hochschulreife mit knapp 40 %.

Ausbildung Fachpraktikerin für Bürokommunikation

Der Fachpraktiker oder die Fachpraktikerin für Bürokommunikation ist ein Ausbildungsberuf für Menschen mit Behinderung. Er wird in Industrie und Handel, im Handwerk, im öffentlichen Dienst und in Einrichtungen der beruflichen Rehabilitation angeboten. 

Die Ausbildung zum Fachpraktiker für Bürokommunikation orientiert sich an der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. Je nach zuständiger Kammer dauert die Ausbildung zwei bis drei Jahre und auch die Abschlussbezeichnungen unterscheiden sich manchmal.

In der Ausbildung lernst du zum Beispiel, wie man Computer und Telefon bedient, Belege erstellt und prüft, den Materialbestand kontrolliert oder Besprechungen vorbereitet. Natürlich lernst du auch, wie man mit E-Mails und Post umgeht, Telefongespräche führt und wie man verschiedene Rechenarten im kaufmännischen Bereich anwendet. 

Später hast du dann die Möglichkeit, dich zu spezialisieren, zum Beispiel auf die Kundenbetreuung, die Personalverwaltung oder die internen Dienste.

Wie viel verdient eine Kauffrau für Büromanagement in der Ausbildung?

Im ersten Ausbildungsjahr liegt die Vergütung bei 649 bis 1.154 Euro brutto im Monat. Im zweiten Jahr erhöht sich das Gehalt auf 750 bis 1.187 Euro und im dritten Jahr auf 876 bis 1.261 Euro.

Wie du siehst, gibt es beim Azubi-Gehalt ziemlich große Schwankungen. Das liegt daran, dass Bürokaufleute in fast jeder Branche tätig sind und in den Branchen unterschiedlich gut bezahlt wird. In der Metall- und Elektroindustrie werden höhere Gehälter bezahlt als in anderen – Stichwort Tarifvertrag

Unter Umständen ist dein Ausbildungsbetrieb auch an keinen Tarifvertrag gebunden. Dann wird das Gehalt frei verhandelt. Die unterste Grenze bildet der Azubi-Mindestlohn.

Wie viel verdienen Bürokaufleute nach der Ausbildung?

Das Einstiegsgehalt liegt bei 2.000–2.800 Euro brutto im Monat. Auch hier spielt es wieder eine große Rolle, in welcher Branche du arbeitest und ob das Unternehmen nach Tarifvertrag bezahlt. Mit mehrjähriger Berufserfahrung und Weiterbildungen kannst du dein Gehalt auf bis zu 3.500 Euro brutto steigern.

Kauffrau für Büromanagement bei der Arbeit.

Karriere: Welche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für Bürokaufleute?

Mit der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement verfügst du über ein breit gefächertes Know-how. Damit kannst du dich im Laufe deines Berufslebens in verschiedene Richtungen entwickeln.

  • Fachwirt/in: Diese Weiterbildung kann man mit dem Meistertitel in handwerklichen Berufen vergleichen. Sie findet an Fachschulen statt und qualifiziert dich für Führungsaufgaben – zum Beispiel für die Leitung eigener Projekte. Die Weiterbildung dauert in der Regel zwei Jahre.
     
  • Eventmanager/in: Als Eventmanager spezialisierst du dich auf die Organisation und Planung von Veranstaltungen. Die Weiterbildungsdauer variiert nach Anbieter und liegt bei zwei Monaten bis drei Jahren.
     
  • Bilanzbuchhalter/in: Als Bilanzbuchhalterin erstellst du Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen und wertest Kennzahlen aus. Für die Weiterbildung brauchst du mindestens drei Jahre Berufserfahrung. Die Dauer liegt bei mindestens fünf Monaten (Vollzeit) und höchstens zweieinhalb Jahren (Teilzeit).
     
  • Studium: Nach der Ausbildung ist auch ein Studium möglich – entweder in Vollzeit oder berufsbegleitend. Viele Arbeitgeber bieten nach der Ausbildung beispielsweise ein berufsbegleitendes Bachelor-Studium in Kooperation mit einer Hochschule oder Akademie an. Mögliche Studiengänge sind unter anderem Betriebswirtschaft oder Management.

Wie sind die Zukunftsaussichten für Kaufleute für Büromanagement?

Über die berufliche Zukunft müssen sich Kaufleute im Büromanagement keine Sorgen machen, da die Nachfrage sehr groß ist – sie werden in fast allen Branchen gesucht. 

Woran man das auch sehen kann: Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement gehört zu den beliebtesten Ausbildungsberufen überhaupt. Außerdem wird der Ausbildungsplan regelmäßig modernisiert und an zukünftige Herausforderungen angepasst.

Bewerbung Büromanagement: Worauf muss ich achten?

Wenn du dich für eine Ausbildung im Bereich Büromanagement bewerben möchtest, gibt es keine Besonderheiten, auf die du achten musst. Deine Unterlagen bestehen ganz klassisch aus Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. In unserem Bewerbungsratgeber findest du jede Menge Tipps, mit denen deine Bewerbung zum Erfolg wird.

Zum Bewerbungsratgeber

3 Tipps für deine Bewerbung

  1. Praktische Erfahrung: Wenn du ein Praktikum in diesem Bereich gemacht hast und erstes kaufmännisches Know-how besitzt, solltest du das unbedingt in deiner Bewerbung erwähnen.  
  2. Recherche: Informiere dich gut über das Unternehmen und gehe in deinem Anschreiben darauf ein, warum du genau bei diesem Betrieb deine Ausbildung machen möchtest.  
  3. Voraussetzungen: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben auf die Voraussetzungen aus der Stellenausschreibung eingehst.

Dresscode im Bewerbungsgespräch

Als Kauffrau für Büromanagement kannst du in den unterschiedlichsten Branchen arbeiten, die alle ihre eigenen Kleiderordnungen haben. In den allermeisten Fällen ist der Casual-Style angemessen, bei dem du ein Hemd oder eine Bluse mit einer Jeans bzw. Stoffhose kombinierst.

Du solltest Kauffrau/-mann für Büromanagement werden, wenn …

  1. du Ansprechpartner Nr. 1 werden möchtest.
  2. du gut planen und organisieren kannst.
  3. wenn du auf geregelte Arbeitszeiten sehr großen Wert legst.

Du solltest auf keinen Fall Kauffrau/-mann für Büromanagement werden, wenn …

  1. für dich Mathe immer schon ein Dorn im Auge war.
  2. es dir schwer fällt, bei mehreren Aufgaben den Überblick zu behalten.
  3. du nicht gerne telefonierst.
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