Ausbildung Kauffrau/mann für Büromanagement: Plätze & Gehalt

Ob bei einem großen Chemiekonzern, einer Modekette für High-Fashion oder dem lokalen Radiosender – Kauffrauen für Büromanagement arbeiten in so gut wie jeder Branche, ganz egal, wie gigantisch oder überschaubar das Unternehmen ist. Dort erwarten sie sowohl klassische organisatorische Tätigkeiten als auch verschiedene unternehmensspezifische Aufgaben. Wahrscheinlich ist die große Vielfalt in diesem Beruf auch der Grund, wieso diese Ausbildung eine der beliebtesten überhaupt ist.

Arbeiten am Telefon: Wichtige Anrufe an den Chef weiterleiten, Kundenfragen beantworten oder Dienstleister wegen einer Auftragsabwicklung kontaktieren – viele Arbeitsschritte einer Bürokauffrau laufen über das Telefon. Arbeiten am Computer: Als Kauffrau für Büromanagement beantwortet man E-Mails, überwacht Zahlungseingänge, verfasst Geschäftsbriefe und ist mit allen gängigen Computerprogrammen, wie Word, PowerPoint und Excel, vertraut.   

Arbeiten am Empfang: Sobald ein Termin bevorsteht, ist die Kauffrau für Büromanagement zur Stelle: Sie empfängt Bewerber bei Vorstellungsgesprächen oder Kunden, die sich angemeldet haben.

Arbeiten mit Kunden: Ob Lob oder Kritik – wenn Beschwerden oder Verbesserungswünsche von Kunden reinkommen, nehmen Kaufleute für Büromanagement dazu Stellung oder geben es an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Zudem leiten sie Bestellaufträge weiter und beantworten beispielsweise Kooperationsanfragen.  

Arbeiten mit Kollegen: Kaufleute für Büromanagement verwalten auch Vertragsänderungen und die Stammdaten der Mitarbeiter – vom Beginn der Tätigkeit bis zum Wohnort. Außerdem buchen sie Hotels oder Flugtickets für die nächste Geschäftsreise und erklären, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert. 

Arbeiten in der Buchführung: Als Kauffrau für Büromanagement verwaltet man Rechnungen, überwacht Zahlungen oder führt Kassenbuch.

Organisatorische Arbeiten: In manchen Fällen kommt es vor, dass man Firmenevents plant oder Sitzungen vorbereitet. Termine koordinieren muss man hingegen immer. Und wenn Büromaterial wie Druckerpapier oder Briefbögen ausgehen, sorgen Kauffrauen im Büromanagement für Nachschub.

Warum sollte man Kaufmann für Büromanagement werden?

Wenn man einen Beruf mit geregelten Arbeitszeiten sucht, ist man hier genau richtig. Zudem erwarten einen täglich unterschiedliche Aufgaben: Zwar arbeitet man oft am Computer, gleichzeitig hat man aber auch häufigen Kontakt mit Kunden oder Mitarbeitern. Möchte man sich im Laufe der Zeit beruflich in einer anderen Branche neu orientieren, eignet sich dieser Beruf dazu bestens: Schließlich gibt es diese Position nahezu in jeder Firma und in jedem Geschäftsbereich.

Wo kann ich als Kaufmann für Büromanagement arbeiten?

Die Frage sollte eher lauten: Wo kannst du NICHT arbeiten? Die meisten Unternehmen haben ein Büro, über das die organisatorischen Aufgaben ablaufen. Deswegen findest du auch in fast jeder Branche einen Job. Ob in einem Finanzunternehmen, bei Energiekonzernen oder sogar in einem Kaufhaus – die Auswahl ist riesig.

Wie sind die Arbeitszeiten als Kaufmann für Büromanagement?

Kauffrauen für Büromanagement haben mit einer üblichen 40-Stunden-Woche einen geregelten Arbeitsalltag, der täglich ungefähr acht Stunden dauert. Ob häufig Überstunden anfallen, hängt ganz vom jeweiligen Unternehmen ab.

Wie läuft die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement ab?

Es handelt sich um eine dreijährige duale Ausbildung, was bedeutet, dass man als Azubi ein paar Tage in der Woche in einem Unternehmen verbringt und die restlichen Wochentage in einer Berufsschule. In seltenen Fällen finden die theoretischen Phasen im Blockunterricht statt. Dann ist man für mehrere Monate am Stück im Unternehmen und anschließend für mehrere Wochen in der Berufsschule. Im ausbildenden Unternehmen kommen die angehenden Kaufleute für Büromanagement von Beginn an in einer festen Abteilung unter und lernen dort alle Arbeitsabläufe kennen. In so genannten Wahlqualifikationen, wie zum Beispiel Personalwirtschaft oder Logistik, spezialisieren sich die Auszubildenden im zweiten Jahr.

Was lernt eine Kauffrau für Büromanagement in der Berufsschule?

In der Berufsschule werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse. Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, wie Daten gesichert und gepflegt werden. Auch auf dem Lehrplan: wie der Posteingang richtig bearbeitet wird und welche Risiken Onlineprogramme mit sich bringen. Im Bereich Geschäftsprozesse lernt man, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt. 

Gestaltung der Büroprozesse: In diesem Bereich werden die angehenden Kaufleute für Büromanagement über Arbeitsstrategien, wie die Informationsbeschaffungsstrategie, und Methoden des Zeitmanagements informiert. Zudem setzen sie sich mit digitalen Terminplänen auseinander. 

Auftragsbearbeitung: Man lernt Tabellenkalkulationsprogramme kennen, erstellt Preisberechnungen und frischt seine mathematischen Fähigkeiten wieder auf.

Kundengewinnung: Im Vordergrund steht hier unter anderem die Marktsituation des Unternehmens. Man lernt dafür zunächst, welche Märkte es gibt, und wo der eigene Betrieb einzuordnen ist. So kann man bald die Wettbewerbssituation fachgerecht beurteilen.

Buchführung: Bei den Grundlagen der Buchführung erfährt man beispielsweise, was sich hinter dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung verbirgt.  

Finanzierung: Angehende Kauffrauen und Kaufmänner für Büromanagement lernen unterschiedliche Maßnahmen kennen, mit denen das Unternehmen zahlungsfähig – das Fachwort dafür ist liquide – bleiben kann und werden mit Krediten sowie Einnahmen und Ausgaben eines Betriebs vertraut gemacht.  

Projektmanagement: Welches Ziel soll im Unternehmen erreicht werden? Wie läuft die Durchführung ab und welche Hilfsmittel werden dafür gebraucht? In einem Projektteam erstellen die Auszubildenden dafür einen Projektstrukturplan.

Was lernt ein Kaufmann für Büromanagement in der Praxis?

Im ersten Ausbildungsjahr lernt man den Betrieb kennen und macht sich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Zudem fängt man mit der Auftragsabwicklung an, setzt sich mit wichtigen Programmen wie Word und Excel auseinander und koordiniert Termine. Da all diese Tätigkeiten nicht streng nach Lehrjahren unterteilt sind, werden die Aufgaben im zweiten Ausbildungsjahr ähnlich sein – es steigt jedoch die Eigenverantwortung.   Zu Beginn des dritten Lehrjahres kommt das Thema Finanzierung hinzu, worunter beispielsweise das Verstehen und Erstellen von Rechnungen oder Monatsabschlüssen zählen. Es kann auch vorkommen, dass angehende Kaufleute für Büromanagement mit der Organisation eines Events vertraut gemacht werden.

Welche Schwerpunkte gibt es in der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?

Nach dem ersten Ausbildungsjahr kannst du dein Wissen in Wahlqualifikationen vertiefen, die sich nach dem Schwerpunkt des Ausbildungsbetriebs oder nach deiner Abteilung richten.

Mögliche Wahlpflichtqualifikationen:

• Auftragssteuerung und -koordination: Hier lernt man, wie man Aufträge abwickelt, nachbearbeitet und Angebote erstellt. 
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: Mit dieser Spezialisierung befinden sich angehende Kaufmänner für Büromanagement im Bereich Finanzbuchhaltung und beschäftigen sich beispielsweise mit der Kostenkalkulation, in der man die Produktionskosten einer Ware ermittelt.  
• Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen: Wie führt man ein Unternehmenskonto? Wann stehen Lohnabrechnungen an? Und wie erstellt man Angebote? Mit Fragen wie diesen werden kaufmännische Abläufe abgewickelt.
• Einkauf und Logistik: In diesem Fall stehen Produkte, Anbieter und die auf dem freien Markt üblichen Angebote im Fokus – man analysiert dafür also den Wettbewerb mit seinen Konkurrenten. Auch ein souveränes Auftreten in Verhandlungen wird geschult.
• Marketing und Vertrieb: Wie man Kunden gewinnt und diese an das Unternehmen bindet, also so genannte Akquise betreibt, steht bei dieser Spezialisierung im Mittelpunkt.
• Personalwesen: Urlaubstage, Reisekosten, Gehaltsabrechnungen – in der Personalwirtschaft werden diese Bereiche verwaltet. Außerdem wichtig: das Formulieren von Stellenausschreibungen.
• Assistenz und Sekretariat: Diese Wahlpflichtqualifikation ist besonders wichtig für ein Unternehmen, weil hierzu beispielsweise die Terminplanung oder das Organisieren von Veranstaltungen gehören.
• Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement: Mit dieser Qualifikation wird man geschult, den Betrieb bezogen auf das Unternehmensbild und das eigene Image öffentlichkeitswirksam zu präsentieren – beispielsweise durch das Pflegen der firmeneigenen Social-Media-Kanäle.
• Verwaltung und Recht: Dieser Schwerpunkt bietet sich an, wenn man eine Ausbildung im öffentlichen Dienst macht und beispielsweise Bürger bei ihren Anfragen im Bürgerbüro unterstützen soll.
• Öffentliche Finanzwirtschaft: Auch in diesem Fall bewegen sich Azubis im öffentlichen Dienst und bereiten unter anderem die Papiere für den Jahresabschluss vor. In diesem wird die finanzielle Lage des Unternehmens festgehalten – es wird eine so genannte Gewinn- und Verlustrechnung anhand der geprüften Rechnungen des Jahres gemacht.

Worum geht es in der Ausbildung zur Fachpraktikerin für Bürokommunikation?

Der Fachpraktiker oder die Fachpraktikerin für Bürokommunikation ist ein Ausbildungsberuf für Menschen mit Behinderung. Er wird in Industrie und Handel, im Handwerk, im öffentlichen Dienst und in Einrichtungen der beruflichen Rehabilitation angeboten. Die Ausbildung zum Fachpraktiker für Bürokommunikation orientiert sich an der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. Je nach zuständiger Kammer dauert die Ausbildung zwei bis drei Jahre und auch die Abschlussbezeichnungen unterscheiden sich manchmal. In der Ausbildung lernst du zum Beispiel, wie man Computer und Telefon bedient, Belege erstellt und prüft, den Materialbestand kontrolliert oder Besprechungen vorbereitet. Natürlich lernst du auch, wie man mit E-Mails und Post umgeht, Telefongespräche führt und wie man verschiedene Rechenarten im kaufmännischen Bereich anwendet. Später hast du dann die Möglichkeit, dich zu spezialisieren, zum Beispiel auf die Kundenbetreuung, die Personalverwaltung oder die Internen Dienste.

Kaufleute für Büromanagement sind in den unterschiedlichsten Branchen tätig. Je nach Branche, können die Ausbildungsvegütungen sehr unterschiedlich ausfallen. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Unternehmen an einen Tarifvertrag gebunden ist. Oft gibt es dann auch noch Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. Im Metallhandwerk verdienen Kaufmänner und -frauen für Büromanagement im ersten Ausbildungsjahr zwischen 585 und 999 Euro brutto im Monat. Azubis im öffentlichen Dienst bekommen rund 1.068 Euro brutto im ersten Jahr. Unternehmen in der Metall- und Elektroindustrie zahlen in der Regel ähnlich gut. Die genaue Summe der Ausbildungsvergütung hängt also immer stark von der jeweiligen Branche ab. Meistens spielen auch noch Standort und Größe des Unternehmens eine Rolle.

Was ist, wenn meine Firma keinen Tarifvertrag hat?

Nicht jedes Unternehmen ist automatisch an einen Tarifvertrag gebunden. In diesem Fall entscheidet der Chef selbst, welche Gehälter er bezahlt. Laut Gesetz darf der Verdienst allerdings nur um 20 Prozent geringer ausfallen als der tarifliche Lohn. Außerdem gibt es in Deutschland eine festgelegte Mindestausbildungsvergütung. Deshalb darf dein Gehalt im ersten Ausbildungsjahr nicht niedriger als 620 Euro sein. Im zweiten Jahr sind es dann mindestens 732 Euro und im dritten Jahr 837 Euro. (Stand: 2023)

Wie viel kann ich als Kauffrau für Büromanagement später verdienen?

Als Kauffrau für Büromanagement kannst du mit mindestens 1.900 Euro brutto im Monat rechnen. Der Durchschnitt liegt zwischen 2.000 und 2.800 Euro. Mit mehrjähriger Berufserfahrung und Weiterbildungen kannst du sogar bis zu 3.500 Euro brutto verdienen. Auch hier hängt wieder viel davon ab, ob das Unternehmen nach Tarifvertrag bezahlt.

Weiterbildung zum Fachwirt:

Diese Weiterbildung kann man mit dem Meistertitel in handwerklichen Berufen vergleichen. Sie findet an Fachschulen statt und ermöglicht ein besseres Gehalt und eine höhere Position. Man übernimmt beispielsweise Führungsaufgaben und leitet eigenständig Projekte oder wirkt bei Zielgruppeanalysen mit. Wie lange die Weiterbildung dauert, hängt vom Anbieter ab, meist sind es zwei Jahre. In manchen Fällen wird als Voraussetzung mehrjährige Berufserfahrung verlangt. 

Weiterbildung zur Bilanzbuchhalterin:

Hat man nach der Ausbildung mindestens drei Jahre gearbeitet, wird man zur Weiterbildung zugelassen. Die Dauer hängt davon ab, ob sie in Voll- oder Teilzeit absolviert wird – in der Regel sind das mindestens fünf Monate und höchstens zweieinhalb Jahre. Als Bilanzbuchhalterin erstellt man Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen und wertet Kennzahlen aus, die ausschlaggebend für die Unternehmensstrategie sind. 

Studium:

Nach der Ausbildung ist auch ein Studium möglich – entweder in Vollzeit oder berufsbegleitend. Viele Arbeitgeber bieten nach der Ausbildung beispielswese ein berufsbegleitendes Bachelor-Studium in Kooperation mit einer Hochschule oder Akademie an. Mögliche Studiengänge, sind unter anderem Betriebswirtschaft oder Management.

Wie sind die Zukunftsaussichten als Kauffrau im Büromanagement?

Über die berufliche Zukunft müssen sich Kaufleute im Büromanagement keine Sorgen machen, da die Nachfrage nach Kaufleuten im Büromanagement sehr groß ist – sie werden in fast allen Branchen gesucht. Woran man das auch sehen kann: Die Ausbildung als Kauffrau für Büromanagement gehört zu den beliebtesten Ausbildungsberufen überhaupt. Zudem wurde der Ausbildungsplan vor kurzem modernisiert und damit noch mehr auf zukünftige Herausforderungen angepasst.

Fachliche Voraussetzungen, wie zum Beispiel besondere kaufmännische Zertifikate, werden von dir nicht verlangt. Welchen Schulabschluss du brauchst, hängt von dem Arbeitgeber bzw. Ausbildungsbetrieb ab. Mit der mittleren Reife kommst du bereits für einen Ausbildungsplatz infrage. Noch bessere Chancen hast du mit dem Abitur.

Das sind relevante Schulfächer:

Deutsch: Ob Rechtschreibung oder Kommasetzung – wenn du Mails aufsetzt oder Schreiben verschickst, brauchst du gute Deutschkenntnisse.

Englisch: Besonders in internationalen Unternehmen werden gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift explizit verlangt.   

Mathematik: Mit guten Mathekenntnissen kannst du dich besser um anfallende Kosten kümmern oder Zahlungseingänge überwachen.  

Wirtschaft: Welche Rechten und Pflichten sind mit dem Kaufvertrag verbunden? Was genau wird unter Eigenkapital verstanden? Welche Rechtsformen von Unternehmen gibt es? Diese Fragen kannst du mit Sicherheit beantworten, wenn du in diesem Fach eine gute Note hast.

Was verschafft mir einen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern?

Wenn du dein Schülerpraktikum in diesem Bereich gemacht hast, und erstes kaufmännisches Know-how besitzt, solltest du das unbedingt in deiner Bewerbung erwähnen. Dasselbe gilt für Kenntnisse mit der gängigen Software wie Word oder Excel. Besonders Unternehmen, die weltweit tätig sind, freuen sich über Sprachkenntnisse. Wenn deine Bewerbung beispielweise an ein  international agierendes Finanzinstitut gerichtet ist, kannst du mit guten Englischkenntnissen punkten.

Gibt es Besonderheiten bei der Bewerbung?

Vor allem bei großen Unternehmen folgt nach dem Online-Bewerberportal oft nicht nur ein Online-Einstellungstest, sondern ein ganzes Assessment-Center. Dort wird in einer kleinen Gruppe anhand von Rollenspielen und Präsentationen getestet, wie gut der Bewerber ins Unternehmen passt.