Berufe im Sekretariat

Berufe im Sekretariat: Ausbildung zur Sekretärin & mehr

Sie sind so etwas wie die heimlichen Helden der Berufswelt. Gäbe es einen Job-Oscar für die besten Nebendarsteller, sie würden vermutlich jedes Jahr ausgezeichnet werden: Die Sekretärinnen und Sekretäre! Sie halten wichtigen Einzelpersonen und ganzen Unternehmen den Rücken frei und sind die Rädchen im Hintergrund, ohne die so ziemlich keine kleine und große Betriebsmaschine laufen würde.

Was macht man im Sekretariat?

Bei Berufen im Sekretariat behältst du den Überblick über bevorstehende Termine, wichtige Dokumente und noch zu erledigende Aufgaben. Alle Fäden der Büroorganisation laufen an deinem Schreibtisch zusammen. Du behältst Fristen im Auge, bereitest Meetings vor und organisierst Geschäftsreisen oder Außentermine. Außerdem erinnerst du Kollegen und Vorgesetzte an alles Relevante, was diese vielleicht vor lauter Stress gerade nicht im Kopf haben. Daneben verwaltest und archivierst du Unterlagen, überwachst Bürobestände und nimmst Anrufe, Gäste oder Geschäftspartner in Empfang. Häufig wirst du bei Berufen im Sekretariat auch zwischen verschiedenen Abteilungen kommunizieren oder Aufgaben aus der Buchhaltung übernehmen.

Wo arbeiten Sekretäre?

Verlässliche Sekretärinnen und Sekretäre werden so ziemlich in jeder Branche benötigt. Berufe im Sekretariat findest du zum Beispiel im Finanz- und Versicherungswesen, in der Tourismusbranche, bei Behörden von Städten, Ländern und Kommunen oder im Einzel-, Groß- und Außenhandel. Doch so unterschiedlich die Branchen und Unternehmen vielleicht sein mögen, die Aufgaben, die dich erwarten, ähneln sich meistens: Organisieren, Kommunizieren, Koordinieren und eine gesunde Portion Stressmanagement betreiben.

Wie wird man Sekretärin?

Eine klassische Ausbildung zur Sekretärin gibt es nicht! Es gibt aber bestimmte Ausbildungen, die dich perfekt auf die Aufgaben einer Sekretärin vorbereiten. Die beste Vorbereitung auf Berufe im Sekretariat ist eine Ausbildung, bei der du schon in ähnlichen Bereichen eingespannt warst. Passende Ausbildungen, die dich für Berufe im Sekretariat qualifizieren, sind zum Beispiel folgende Ausbildungen:

• Beamter bzw. Beamtin im mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst
• Rechtsanwaltsfachangestellte/r
• Verwaltungsfachangestellte/r

Daneben kannst du aber auch mit so ziemlich jeder kaufmännischen Ausbildung, zum Beispiel zum Kaufmann für Büromanagement, einen Beruf im Sekretariat ansteuern. Da viele Unternehmen und Branchen auch im Ausland tätig sind, erhöhen gute Fremdsprachenkenntnisse deine Aussicht auf einen Beruf im Sekretariat zusätzlich. Mit einer Ausbildung zum Eurokaufmann oder zur Euro-Management-Assistentin hast du also beste Chancen.

Wie läuft die Ausbildung zur Sekretärin ab?

Vom Arbeitsalltag unterscheiden sich die Ausbildungen natürlich ziemlich stark. Als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement hast du es mit anderen Aufgaben und einem deutlich anderen Menschenschlag zu tun, als etwa ein Medienkaufmann oder ein Personaldienstleistungskaufmann. Das macht aber nichts, denn die Kernkompetenzen für Berufe im Sekretariat wirst du dir in all den genannten Ausbildungen aneignen. Du empfängst Besucher, assistierst deinen Vorgesetzten, übernimmst kaufmännische Aufgaben und führst Schriftverkehr per Mail, Brief oder Fax. Außerdem wirst du dort nicht nur lernen, dich sprachlich und schriftlich verständlich auszudrücken, sondern auch die notwendigen Bürogerätschaften, vom hochmodernen Kopierer bis zu EDV-Programmen, zu bedienen.

Was muss man für eine Ausbildung im Sekretariat mitbringen?

Du warst schon immer das Familienmitglied, das alle Geburtstage auswendig kennt? Du hast immer ordentlich geführte To-do-Listen, die dir sagen, wann was wo erledigt werden muss? Deine Mitschüler kommen stets zu dir, wenn ein Stift, Taschentuch oder Kaugummi gebraucht wird? Dann sind Berufe im Sekretariat genau das Richtige für dich.