Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement Ausbildung & Beruf

Du interessierst dich für Organisation, Kommunikation und kaufmännische Abläufe? Die Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement verbindet Theorie und Praxis und bereitet dich optimal auf einen vielseitigen Berufsalltag vor. Bürokaufleute sind echte Allrounder und werden überall gebraucht. Kein Wunder also, dass der Beruf jedes Jahr zu den beliebtesten Ausbildungsberufen zählt.

Kaufleute für Büromanagement kümmern sich um alle organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben im Büroalltag. Sie planen Termine, bearbeiten E-Mails und Schriftverkehr, organisieren Meetings, erstellen Rechnungen und unterstützen in Bereichen wie Personal, Buchhaltung oder Kundenservice. Dabei arbeiten sie mit modernen IT-Systemen und halten den Betrieb am Laufen – oft als wichtige Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen.

💡Hinweis: Das ist nur ein kleiner Auszug aus dem vielfältigen Aufgabengebiet von Bürokaufleuten. Je nachdem, wo du arbeitest, hast du auch andere Aufgaben. In manchen Betrieben spielt die Kundengewinnung eine große Rolle, in anderen liegt der Fokus deiner Arbeit eher im Projektmanagement oder im Bereich Finanzierung.

Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement?

Kurz und knapp: überall! Fast jedes Unternehmen hat ein Büro, über das die organisatorischen Aufgaben ablaufen. Deswegen findest du auch in jeder Branche einen Job. Ob in einem Finanzunternehmen, bei Energiekonzernen oder im öffentlichen Dienst – die Auswahl ist riesig! Das zeigt sich auch an der großen Anzahl an freien Ausbildungsplätzen.

Die Ausbildung dauert drei Jahre und ist dual aufgebaut. Das heißt, du wechselst regelmäßig zwischen Berufsschule und Ausbildungsbetrieb hin und her. 

Bei der Ausbildung im Betrieb werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse.

• Büroprozesse: Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, bei denen Daten gesichert und gepflegt werden.  
• Geschäftsprozesse: Im Bereich Geschäftsprozesse lernst du, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Die Praxis steht im Ausbildungsbetrieb an erster Stelle. Im ersten Ausbildungsjahr lernst du den Betrieb kennen und machst dich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Außerdem beschäftigst du dich mit der Auftragsabwicklung und der Koordination von Terminen.

In der Berufsschule geht es deutlich theoretischer zu. Du simulierst beispielsweise Gesprächssituationen und lernst, wie man mit Kunden umgeht. Außerdem befasst du dich mit Themen wie Vertragsabschluss, Vorbereitung von Finanzierungen oder der Steuerung von Wertschöpfungsprozessen.

Schulische Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau

Manche Bildungsinstitute bieten die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement auch als rein schulische Ausbildung an. Dabei gibt es keinen festen Praxisbetrieb und in der Regel auch keine Ausbildungsvergütung. 

Praxiserfahrung sammelt man im letzten Ausbildungsjahr während eines ausbildungsintegrierten Praktikums. Die schulische Büromanagement-Ausbildung ist sehr selten – du liest in der Stellenausschreibung, welche Variante angeboten wird.

Rein rechtlich gibt es keine Voraussetzungen für die Ausbildung. Die Unternehmen setzen aber bestimmte Dinge voraus.

• Organisationstalent: Du musst immer den Überblick behalten – zum Beispiel wann Rechnungen rausgehen müssen, welche Termine anstehen oder wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.  
• Kommunikationsvermögen: Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.  
• Zuverlässigkeit: Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Summe führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Bürokaufmann-Ausbildung?

Welchen Schulabschluss du brauchst, hängt vom Ausbildungsbetrieb ab. Bei handwerklichen Betrieben oder Unternehmen aus Industrie und Handel reicht in der Regel die mittlere Reife. Möchtest du die Ausbildung im öffentlichen Dienst machen, hast du mit der Hochschulreife bessere Chancen.

Interessant: Rund die Hälfte aller Büromanagement-Azubis haben einen mittleren Bildungsabschluss, dicht gefolgt von der Hochschulreife mit knapp 40 %.

Wie viel du verdienst, hängt davon ab in welcher Branche du arbeitest, in welchem Bundesland und ob du nach Tarif bezahlt wirst. Im ersten Ausbildungsjahr liegt deine Vergütung als Kauffrau für Büromanagement zwischen 682 und 1.338 Euro brutto im Monat. Im zweiten Jahr erhöht sich das Gehalt auf 805 bis 1.372 Euro und im dritten Jahr auf 921 bis 1.466 Euro.

Wie du siehst, gibt es beim Azubi-Gehalt ziemlich große Schwankungen. Das liegt daran, dass Bürokaufleute in fast jeder Branche tätig sind und in den Branchen unterschiedlich gut bezahlt wird. Unter Umständen ist dein Ausbildungsbetrieb auch an keinen Tarifvertrag gebunden. Dann wird das Gehalt frei verhandelt. Die unterste Grenze bildet der Azubi-Mindestlohn.

Was verdienen Bürokaufleute nach der Ausbildung?

Auch beim späteren Gehalt spielt es eine große Rolle, in welcher Branche du arbeitest und ob das Unternehmen nach Tarifvertrag bezahlt. Das Einstiegsgehalt liegt bei 2.800–3.300 Euro brutto im Monat. Durchschnittlich verdienen Bürokaufleute zwischen 3.400 und 3.700 Euro. Mit mehrjähriger Berufserfahrung und Weiterbildungen kannst du dein Gehalt auf 3.700 bis 4.700 Euro brutto steigern.

Wie sind die Zukunftsaussichten für Kaufleute für Büromanagement?

Bürokaufleute gehören zu den gefragtesten Ausbildungsberufen in Deutschland. Fast jedes größere Unternehmen – egal ob Industrie, Handel, Dienstleistung oder Verwaltung – braucht gut organisierte Fachkräfte für den Büroalltag. Gerade durch den Fachkräftemangel steigen die Chancen auf Übernahme nach der Ausbildung und auf langfristige Beschäftigung. Außerdem wird der Ausbildungsplan regelmäßig modernisiert und an zukünftige Herausforderungen angepasst.

Wenn du dich für eine Ausbildung im Bereich Büromanagement bewerben möchtest, gibt es keine Besonderheiten, auf die du achten musst. Deine Unterlagen bestehen ganz klassisch aus Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. In unserem Bewerbungsratgeber findest du jede Menge Tipps, mit denen deine Bewerbung zum Erfolg wird.

3 Tipps für deine Bewerbung

1. Praktische Erfahrung: Wenn du ein Praktikum in diesem Bereich gemacht hast und erstes kaufmännisches Know-how besitzt, solltest du das unbedingt in deiner Bewerbung erwähnen.  
2. Recherche: Informiere dich gut über das Unternehmen und gehe in deinem Anschreiben darauf ein, warum du genau bei diesem Betrieb deine Ausbildung machen möchtest.  
3. Voraussetzungen: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben auf die Voraussetzungen aus der Stellenausschreibung eingehst.