Verwaltungsfachangestellte Ausbildung: Alles zum Beruf, Gehalt und freie Stellen

Stiftungen, Universitäten, Rathäuser, kirchliche Einrichtungen, Landratsämter, Bundesverwaltungen oder Privatunternehmen: Verwaltungsfachangestellte sind in vielen verschiedenen Einrichtungen und Ämtern im Einsatz – und da tragen sie ziemlich viel Verantwortung. 

Sie sorgen nämlich dafür, dass alles läuft. Sie beraten Bürgerinnen und Bürger, organisieren Verwaltungsabläufe, stellen Urkunden aus oder erteilen Genehmigungen. Und dafür braucht es eine gute Ausbildung. Wir verraten dir alles, was du über die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten wissen musst.

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in öffentlichen Verwaltungen und übernehmen organisatorische Aufgaben –zum Beispiel in den Bereichen Personal, Haushalt oder Beschaffung. Sie bearbeiten Anträge, erstellen Bescheide und kümmern sich um Akten. 

Sie sind wichtige Ansprechpartner für die Bürgerinnen und Bürger. Verwaltungsfachangestellte sind eine Art Schnittstelle zwischen Bürger und Behörden, beantworten Fragen und geben Auskünfte. 

Kurz gesagt: Sie sorgen dafür, dass die Verwaltung effizient und effektiv arbeitet.

Aufgaben Verwaltungsfachangestellte

• Bearbeitung von Anträgen: Verwaltungsfachangestellte nehmen Anträge von Bürgern entgegen und bearbeiten sie. Dazu gehören z. B. Anträge auf Sozialleistungen, Baugenehmigungen, Reisepässe, Personalausweise oder Führerscheine.
• Aktenführung: Verwaltungsfachangestellte führen Akten über alle Angelegenheiten, für die sie zuständig sind. Diese Akten sind wichtig, um den Bearbeitungsstand zu dokumentieren und um mögliche Rückfragen beantworten zu können.
• Korrespondenz: Durch Briefe und E-Mails kommunizieren Verwaltungsfachangestellte mit Bürgern und Behörden.
• Terminvereinbarung: Die Vereinbarung und Organisation von Terminen ist wichtig, um die Bearbeitung von Angelegenheiten zu koordinieren und um Wartezeiten zu vermeiden.
• Fachliche Tätigkeiten: Je nach Verwaltungsbereich kümmern sich Verwaltungsfachangestellte um spezielle Themen wie Personalwesen, Finanzangelegenheiten oder Rechtsstreitigkeiten.

Es gibt noch viele weitere Aufgaben, mit denen sich Verwaltungsfachangestellte beschäftigen. Dazu gehört zum Beispiel die Öffentlichkeitsarbeit, allgemeine Verwaltungstätigkeiten oder die Mitarbeit an individuellen Projekten der Behörden.

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter mit dem Schwerpunkt öffentliche Ordnung?

Verwaltungsfachangestellte im Bereich öffentliche Ordnung sorgen dafür, dass Regeln und Gesetze im Alltag eingehalten werden. Sie prüfen Genehmigungen, bearbeiten Anträge und setzen Vorschriften durch – etwa bei Veranstaltungen, im Straßenverkehr oder im Umweltschutz.

Ob Sondernutzung einer Straße, Auflagen für eine Gaststätte oder Maßnahmen bei Ordnungswidrigkeiten: Sie behalten den Überblick, treffen Entscheidungen und stehen Bürgern beratend zur Seite. Dabei arbeiten sie eng mit Außendienstkräften, Polizei und anderen Behörden zusammen. Kurz gesagt: Sie halten das öffentliche Leben am Laufen.

Wo arbeiten Verwaltungsfachangestellte?

Verwaltungsfachangestellte arbeiten in öffentlichen Einrichtungen – zum Beispiel in folgenden:

• Kommunen
• Ministerien
• Industrie- und Handelskammern
• Stiftungen

Der Großteil der Verwaltungsfachangestellten ist zwar im öffentlichen Dienst tätig, es gibt aber auch die Möglichkeit, später bei privaten Unternehmen zu arbeiten. Da sind sie dann meistens in der Personal- oder Rechnungsabteilung im Einsatz.

Die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten dauert drei Jahre und verläuft dual. In dieser Zeit wechseln sich Theorieunterricht an der Berufsschule und Praxisphasen im Unternehmen ab.

Es gibt fünf verschiedene Fachrichtungen, mit der du die Ausbildung machen kannst. Die ersten beiden Ausbildungsjahre sind für alle Verwaltungsfachangestellten gleich. Im dritten Ausbildungsjahr geht es dann um Spezialwissen aus der Fachrichtung, für die du dich entschieden hast.

Im Rahmen der Ausbildung durchläufst du diverse Ämter oder Dienststellen, um die Aufgaben und die Struktur der Verwaltung wirklich kennenzulernen. Dein Tagesablauf sieht also immer etwas anders aus und du kannst schon während deiner Lehrzeit herausfinden, in welchem Bereich du später arbeiten möchtest.

Was lernt ein Verwaltungsfachangestellter in der Ausbildung?

In der Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten lernst du, wie eine Kommunal-, Landes-, Bundes- oder Kirchenverwaltung funktioniert. Du kümmerst dich beispielsweise um Büro- und Verwaltungsaufgaben, bearbeitest rechtliche Vorgänge und bereitest Entscheidungen vor. Auch der Umgang mit moderner Informationstechnologie ist ein wichtiger Bestandteil der Ausbildung.

Nach deiner Ausbildung kannst du beispielsweise folgende Fragen beantworten:

• Wem steht finanzielle Unterstützung vom Staat zu?
• Wie wird das Geld unter den Bürgerinnen und Bürgern verteilt?
• Welche Anträge müssen eingereicht werden?

In den drei Jahren lernst du so neben dem allgemeinen Tagesgeschäft auch noch rechtliche und verwalterische Vorschriften und deren Anwendungsbereiche kennen. Das können zum Beispiel diese Bereiche sein:

• Bürgerservice: Du lernst, wie man mit Bürgerinnen und Bürgern umgeht, wie und wo man Ausweise, Pässe und sonstige Formulare beantragt.
• Sozialamt: Im Sozialamt lernst du, wie finanzielle Hilfen (z. B. Wohngeld) beantragt und genehmigt werden.
• Agentur für Arbeit: Hier erfährst du unter anderem, was der Unterschied zwischen Arbeitslosengeld I & II oder zwischen Arbeitslosen und Arbeitssuchenden ist.

Am Ende der Ausbildung steht eine Abschlussprüfung an. Hast du die bestanden, bist du offiziell Verwaltungsfachangestellte bzw. Verwaltungsfachangestellter. Anschließend stehen dir die Türen für eine erfolgreiche Karriere im Verwaltungsbereich offen.

Im ersten Jahr der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten liegt das Gehalt bei rund 1.220 Euro brutto im Monat. Im zweiten Jahr gibt es 1.270 Euro monatlich und im dritten Jahr wird auf 1.315 Euro aufgestockt. Die Zahlen gelten ab März 2024 für eine Ausbildung bei einem kommunalen Arbeitgeber wie einer Stadtverwaltung. 

Quelle: Tarifvertrag für Auszubildende des öffentlichen Dienstes Allgemeiner Teil und Besonderer Teil BBiG (TVAöD-BBiG)

Bei Landesbehörden fällt das Gehalt als Verwaltungsfachangestellte in Ausbildung etwas geringer aus: 1.087 Euro im ersten, 1.141 Euro im zweiten und 1.191 Euro im dritten Ausbildungsjahr.

Quelle: Tarifvertrag für Auszubildende der Länder in Ausbildungsberufen nach dem Berufsbildungsgesetz (TVA-L BBiG)

Hinweis: Die Gehaltszahlen beziehen sich auf eine Ausbildung im öffentlichen Dienst. Machst du deine Ausbildung bei einem Privatunternehmen, kann die Ausbildungsvergütung auch anders aussehen. Insgesamt liegt die Ausbildung in den Top 15 der bestbezahlten Ausbildungsberufe.

Wie viel verdient eine Verwaltungsfachangestellte nach der Ausbildung?

Das Gehalt von Verwaltungsfachangestellten liegt durchschnittlich bei 3.800 Euro brutto im Monat. Das Einstiegsgehalt liegt bei knapp 2.600 Euro brutto im Monat. Später ist ein Gehalt von bis zu 4.300 Euro brutto möglich.

Tarifvertrag: Verwaltungsfachangestellte arbeiten in der Regel im öffentlichen Dienst und werden dementsprechend nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) oder einem Tarifvertrag des Landes (TV-L) bezahlt. In diesen Tarifverträgen ist genau festgehalten, wann du wie viel verdienst.

Info: Als Beamter hast du einige Vorteile. Du musst zum Beispiel keine Sozialabgaben zahlen, das heißt, dir bleibt mehr netto vom brutto. Als Verwaltungsfachangestellter wirst du aber in der Regel nicht verbeamtet. Dafür musst du in der Regel die Ausbildung zum Verwaltungswirt machen. In unserem Ratgeber gibt es viele spannende Infos über die Beamtenausbildungen.

Für die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten gibt es keine Voraussetzungen. In den Stellenausschreibungen wird zwar meistens ein Realschulabschluss oder das Abitur gefordert, aber das sind nur Wünsche – du kannst dich theoretisch auch mit Hauptschulabschluss bewerben.

Wichtig sind die Soft Skills, die du mitbringst. Mit folgenden Eigenschaften kannst du bei der Bewerbung punkten:

• Teamfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Zuverlässigkeit und Organisationstalent
• Flexibilität und Belastbarkeit
• Kommunikationsstärke und gute Deutschkenntnisse

Nach der Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten hast du verschiedene Jobmöglichkeiten.

• Sachbearbeiterin: Du hast die Möglichkeit, dich bei einem Amt, beispielsweise bei einer Kommunalverwaltung zu bewerben. Du kannst aber auch in der Personalabteilung von Unternehmen arbeiten.
• Fachassistentin: Viele Verwaltungsfachangestellte arbeiten nach ihrer Ausbildung als Fachassistentin in einem Jobcenter, wo sie Klienten betreuen. Sie kümmern sich unter anderem darum, dass Menschen Unterstützung erhalten, ihre Termine wahrnehmen oder sich auf Stellen bewerben.

Fortbildungen und Weiterbildungen für Verwaltungsfachangestellte

Die Karriereperspektiven von Verwaltungsfachangestellten sind ziemlich vielseitig. Es gibt zahlreiche Fort- und Weiterbildungen, durch die du dein Fachwissen ausbauen und dich für höhere Positionen qualifizieren kannst.

Fortbildungen für Verwaltungsfachangestellte

Verwaltungsfachangestellte sind in vielen verschiedenen Fachbereichen tätig. Dementsprechend gibt es auch viele Fortbildungsmöglichkeiten, durch die du dein Know-how in einem bestimmten Bereich vertiefen kannst:

• Personalwesen: Verwaltungsfachangestellte können sich im Bereich Personalwesen fortbilden, um Fachkenntnisse in den Bereichen Personalführung, Personalentwicklung oder Personalmarketing zu erwerben.
• Verwaltungsrecht: Du eignest dir unter anderem Fachkenntnisse in den Bereichen öffentliches Recht oder Verwaltungsverfahrensrecht an.
• IT-Recht: Bei einer Fortbildung im Bereich IT-Recht beschäftigst du dich zum Beispiel mit Themen wie Datenschutz, Urheberrecht oder Vertragsrecht.

Weiterbildungen für Verwaltungsfachangestellte

Neben fachlichen Fortbildungen gibt es auch verschiedene Weiterbildungen, durch die du dich für höhere Positionen qualifizierst. Je nach Art der Weiterbildung kannst du beispielsweise auch in den gehobenen Dienst aufsteigen. 

Achtung: Teilweise gibt es bei den Weiterbildungen Unterschiede zwischen den einzelnen Bundesländern. 

Verwaltungsfachwirt/in: Mit drei Jahren Berufserfahrung kannst du an einem Aufstiegslehrgang teilnehmen. Wenn du den bestanden hast, bist du Verwaltungsfachwirtin. Damit kannst du Führungspositionen einnehmen und mehr Geld verdienen.

Betriebswirt/in Verwaltung: Mit der Weiterbildung zum Betriebswirt fokussierst du dich auf die betriebswirtschaftlichen Aspekte von Verwaltungen. Dazu gehören zum Beispiel Controlling, Qualitätsmanagement und Projektmanagement.

Außerdem hast du später auch immer noch die Möglichkeit, ein (duales) Studium zu machen. Dafür bieten sich unter anderem diese Studiengänge an:

• Public Administration
• Duales Studium Rechtswissenschaft für die öffentliche Verwaltung
• Duales Studium Verwaltung
• Duales Studium Digitale Verwaltung
• Duales Studium Soziale Sicherung, Inklusion, Verwaltung

Eine gute Bewerbung ist extrem wichtig, denn sie ist der Schlüssel zum Vorstellungsgespräch. Deine Bewerbungsunterlagen bestehen aus drei Teilen: 

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Anhänge (Zeugnisse, Praktikumsbescheinigungen etc.)

Schlussendlich musst du mit deiner Bewerbung den Personaler oder die Personalerin von dir überzeugen. Das ist manchmal gar nicht so einfach. Deshalb haben wir Tipps für dich zusammengestellt, die dir helfen.

Übrigens: In unserem Ratgeber zum Thema Bewerbung findest du jede Menge weitere Tipps rund um Anschreiben, Lebenslauf und Co.

Bewerbungsvorlage: Anschreiben Verwaltungsfachangestellte

Wir haben eine Mustervorlage für dich erstellt, die dir bei deiner Bewerbung für die Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten weiterhilft. Nutze die Vorlage gerne als Inspiration für dein Anschreiben. Übernimm den Text aber nicht komplett, sondern pass ihn individuell an dich und an die Stellenausschreibung an.